DeCA: la nueva obligación que afecta al transporte por carretera

El próximo 5 de octubre de 2026 entra en vigor la obligación de utilizar el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) en los transportes afectados. Para muchas empresas de transporte, la principal novedad no será tanto el formato electrónico como asegurarse de que cada servicio está correctamente documentado y que el conductor puede disponer de esa documentación durante el transporte.

Pero ¿a quién afecta? ¿Qué tiene que incluir el documento? ¿Quién debe rellenarlo? ¿Y qué tiene que llevar el conductor?

Lo explicamos de forma sencilla.

¿A quién afecta el DeCA?

El DeCA afecta al transporte público de mercancías por carretera realizado en España, es decir, a los servicios de transporte por cuenta ajena cuyo origen y destino se encuentran dentro del territorio español.

En cambio, quedan fuera de esta obligación los transportes internacionales que atraviesan España, que se rigen por la documentación establecida en los convenios internacionales correspondientes.

Además, existen determinados servicios que están excluidos de la obligación del documento de control, como determinados transportes de mudanzas, vehículos accidentados o averiados y algunos servicios de paquetería y envíos de escaso peso, entre otros supuestos previstos por la normativa.

Por eso, no todos los camiones que circulan por España tienen que llevar un DeCA: primero hay que comprobar si el servicio concreto está dentro del ámbito de aplicación.

¿Qué es exactamente el DeCA?

El DeCA es el Documento electrónico de Control Administrativo.

En realidad, el documento de control no es algo nuevo. Ya existía la obligación de disponer de un documento de control para determinados transportes de mercancías. Lo que cambia el 5 de octubre de 2026 es que este documento deberá utilizarse obligatoriamente en formato electrónico.

Su función es que, durante una inspección, pueda comprobarse rápidamente qué transporte se está realizando, quién interviene en él, qué mercancía se transporta y entre qué puntos se realiza el servicio.

¿Qué información tiene que incluir?

Esta es probablemente la parte más importante para cualquier empresa de transporte.

El documento de control debe recoger, entre otros, los siguientes datos:

• Cargador contractual: nombre o razón social, NIF y domicilio.
• Transportista efectivo: nombre o razón social y NIF.
• Origen y destino del transporte.
• Naturaleza de la mercancía.
• Peso de la mercancía o, cuando no sea posible determinarlo, otra magnitud que permita identificarla.
• Fecha del transporte.
• Matrícula del vehículo utilizado y, cuando corresponda, la del remolque o semirremolque.
• Autorizaciones especiales, cuando sean necesarias.
• Las observaciones o reservas que procedan.

Estos datos permiten identificar tanto a las empresas que participan en la operación como las características concretas del servicio.

Un punto importante: no es obligatorio utilizar un modelo concreto de documento. La normativa permite utilizar diferentes formatos y también otros documentos de transporte —por ejemplo, determinadas cartas de porte— siempre que contengan toda la información exigida para el documento de control.

¿Quién tiene que rellenarlo?

La responsabilidad no recae únicamente en el conductor.

En el transporte público de mercancías intervienen principalmente dos figuras:

El cargador contractual, que contrata el transporte, y el transportista efectivo, que realiza materialmente el servicio.

Ambos participan en la formalización del documento y la normativa reparte entre ellos la responsabilidad sobre determinados datos.

Por eso es importante que la información llegue correctamente desde el momento en que se genera la orden de transporte y no se deje toda la gestión para cuando el camión ya está en carretera.

¿Cuándo debe estar preparado?

El documento debe estar generado antes de que comience el servicio de transporte.

El conductor debe disponer de una copia o acceso al documento durante la realización del servicio.

A partir del 5 de octubre, además, el DeCA tendrá que cumplir los requisitos técnicos establecidos por el Ministerio: será un documento electrónico generado de forma nativa, en formato PDF, con un código QR y una URL que permita acceder al documento.

No se trata, por tanto, de escanear una hoja de papel y guardarla como PDF. El documento debe generarse desde un sistema que permita cumplir los requisitos establecidos.

¿Cómo lo lleva el conductor?

El objetivo es que, si el vehículo es detenido en carretera, el conductor pueda poner el DeCA a disposición de los agentes.

Puede disponer de él en un dispositivo electrónico o mediante una copia que permita acceder al documento conforme a los requisitos establecidos.

El código QR facilita precisamente esta consulta durante una inspección.

Y hay otro aspecto importante: si los datos del transporte cambian durante el servicio, por ejemplo, determinados datos del vehículo, la modificación debe gestionarse a través del sistema y quedar registrada. No basta con escribir a mano el cambio sobre una copia impresa.

¿Qué pasa si una empresa no lleva el documento?

Aquí está una de las razones por las que conviene preparar el cambio con antelación.

El documento de control ya era obligatorio antes del DeCA. Por tanto, una empresa que actualmente realiza un transporte incluido en la obligación sin disponer del correspondiente documento de control ya está incumpliendo la normativa.

El 5 de octubre cambia el formato: el documento de control deberá ser electrónico.

La falta de formalización, determinados errores o la carencia del documento de control pueden constituir infracciones administrativas y llevar aparejadas sanciones. Por eso, no conviene esperar a octubre para revisar cómo se está gestionando actualmente la documentación de los transportes.